Les deux derniers articles sur les problématiques plus communes en gestion de projets vous ont plu? Évidemment, il y a bien d’autres aspects dans la gestion qui peuvent être améliorés, mais comme pour toute amélioration, le secret est d’en apprivoiser un à la fois et ainsi devenir meilleur chaque jour. Pour clore le mois de juin, nous vous présentons le troisième et dernier article à propos des aspects communs à améliorer dans un bon nombre d’entreprises : l’absence d’uniformité dans l’utilisation des outils de gestion et dans l’application des procédures de ces derniers.
Tout d’abord, avant de chercher à uniformiser l’utilisation des outils et procédures dans une entreprise, il faut déjà avoir en place une bonne stratégie globale de gestion de projets. Cette stratégie peut comprendre une ou plusieurs méthodes de gestion qui amènent à la création d’outils et de procédures que chaque membre de l’équipe devra appliquer. Il est primordial que ce volet soit bien défini au préalable pour ainsi pouvoir continuer à bâtir sur des fondations bien solides.
Comme pour les deux derniers posts du blog (BP18 et BP19), il ne faut pas avoir été bien loin dans l’étude de la gestion de projets pour comprendre que l’application de diverses méthodologies de travail pour une même tâche n’est pas une pratique optimale et ce, pour plusieurs raisons. Voici quelques uns des nombreux avantages qu’apportent le fait d’avoir des procédures claires et harmonisées :
Uniformiser la qualité des services livrés au client : Le fruit du travail accompli risque fort bien d’être similaire si les mêmes méthodologies de travail sont utilisées. Cela procure une image professionnelle et génère un sentiment de confiance chez le client.
Augmenter l’efficacité et la productivité : Lorsque les étapes sont claires et sans ambiguïtés, la réalisation des tâches est plus fluide et efficace.
Améliorer la communication : En créant des marches à suivre communes à tous, l’équipe aura le même vocabulaire de travail et améliorera ainsi la communication.
Amener indirectement un sentiment d’union et de camaraderie : En créant des points communs dans l’équipe, cela permet que chaque membre puisse s’identifier avec l’autre sur plusieurs aspects du travail. Cela augmentera le sentiment de travail d’équipe.
S’ajouter à la culture d’entreprise : La constance dans la qualité des services offerts peut rapidement devenir une partie intégrante de la culture d’entreprise et de ses valeurs.
Faciliter l’intégration des nouvelles ressources : Ces derniers sauront exactement ce à quoi on s’attend d’eux et auront des lignes guides pour s’intégrer à l’équipe rapidement et efficacement.
Il est clair que harmoniser les méthodologies de travail comporte son lot d’avantages, mais par où commencer? Tout d’abord, cela peut se faire en analysant la méthode de gestion globale qui a été préconisée par l’entreprise. Cela peut se faire à l’aide de références reconnues et approuvées, tel que le PMbok par exemple. Habituellement, chacune de ces méthodes de gestion se définissent, entre autres, par des lignes directrices en ce qui concerne l’application de la méthode. Ces lignes directrices permettront de mettre par écrit les procédures à suivre ainsi que comment utiliser les outils implantés.
Toutefois, il faut faire attention au niveau de détails transmis à l’équipe. Des procédures trop strictes ne laissant pas de place à ce que l’employé apporte sa touche personnelle pour sa compréhension et selon sa personnalité peut être contre-productif. Vous l’aurez bien compris : il faut trouver un juste milieu entre la rigidité des procédures et la flexibilité qu’elle doit avoir pour donner une certaine marge de manoeuvre à l’utilisateur de l’adapter à sa façon.
Après avoir définie et implantée cette uniformisation, il ne faut certainement pas négliger le suivi de son application. Des audits internes et/ou externes sont essentiels pour assurer la consistance et la régularité de l’exécution. Par le fait même, cela rend la situation propice à l’amélioration continue en ce qui a trait aux méthodologies de travail au sein d’une entreprise.