Qui a déjà eu la sensation d’avoir trop de tâches à faire dans le cadre de son travail? Est-ce que les phrases ‘’Je n’ai pas eu le temps’’, ‘’Je n’ai pas pu faire tout ce que j’avais à faire aujourd’hui’’ vous sont familières? On ne peut pas se cacher que dans le monde de la construction, la surcharge de travail est pratiquement devenue la norme et on ne douterait pas que dans d’autres domaines la situation soit similaire. C’est pour cette raison que poursuivre notre série d’articles sur les problématiques impactant la gestion des projets, on en cible une qui est très populaire : le surplus de tâches attribuées à une même personne.
La problématique
On ne dit rien de nouveau en mentionnant qu’une quantité excessive de tâches a un impact direct sur la productivité, l’efficacité et la qualité du travail livré. Pour assurer une gestion optimale des tâches à réaliser, plusieurs méthodes peuvent être utilisées tel que la méthode Moscow ou d’Eisenhower. La plupart de ces méthodes se basent sur le même principe : prioriser les tâches et déléguer les autres. Donc, si on se retrouve en situation de surplus de tâches, cela pourrait être dû à une mauvaise priorisation, à des lacunes dans la délégation ou à une quantité excessive de tâches qui ne peuvent pas être déléguées.
Piste de solutions
Outre le fait d’appliquer correctement les stratégies de priorisation ou de déléguer efficacement les tâches non prioritaires, il faut avant tout s’assurer que la quantité de travail est raisonnable pour une seule personne. Pour cela, la première étape consiste à connaître la charge de travail actuel des employés (définition de leurs tâches) pour ensuite répartir les tâches additionnelles aux bonnes personnes. En ayant toutes les informations nécessaires, il sera plus facile de répartir les nouvelles tâches de façon équitable et dans les intérêts des employés et de l’entreprise.
Dans un article rédigé par Philippe Hanquinet, chercheur en organisation d’entreprise, sept critères sont à considérer lors de l’attribution des tâches :
La fonction concernée;
Le niveau de qualité requis;
Le temps de réalisation (fréquence & durée);
L’expertise requise;
La compétence requise;
La productivité au volume;
L’attrait de la réalisation.
Cela sous-entend qu’une analyse doit être faite par les gestionnaires avant de répartir de nouvelles tâches. Évidemment, cette analyse est toujours bonifiée lorsque les employés sont consultés tôt dans le processus.
Malgré le fait qu’il est possible de distribuer des tâches de façon équitable, il faut, pour cela, déterminer deux points importants : la charge actuelle des employés et la charge qu’engendre les tâches additionnelles. Bien sûr, il ne faut pas se cacher que cela n’est pas si simple, car cela dépend de plusieurs facteurs. Cette difficulté peut toutefois être atténuée par une communication fréquente et de qualité entre les différents acteurs de l’équipe.
En résumé, répartir les tâches parmi les différents membres d’une entreprise n’est pas une tâche facile, mais qui n’est pas à négliger ni à prendre à la légère. Surcharger l’équipe peut entraîner des conséquences néfastes pour les employés telle que la perte de motivation ou l’épuisement professionnel. C’est pour cette raison qu’il faut éviter à tout prix qu’un membre de l’équipe ait un surplus de tâches pour une période prolongée et opter plutôt pour une distribution de tâches balancée et adaptée aux forces et faiblesses de chaque membre de l’équipe.