Est-ce que le mot «Transparence» et la gestion de projets de construction sont compatibles? La réponse est oui. Bien souvent, nous percevront le mot transparence comme un certain type de vulnérabilité. Mais voyons voir les avantages que peut conférer l’intégration de cette pratique et comment, concrètement, un gestionnaire de projets peut l’appliquer.
Tout d’abord, qu’est-ce que nous entendons par «transparence» dans la gestion de projet? À notre avis, elle peut l’être de deux façons : transparence envers les clients et transparence envers notre propre équipe. Ces deux axes d’application peuvent toutefois être facilement reliées entre eux. Pourquoi? Car intégrer de la transparence dans notre pratique risque de modifier la culture d’entreprise. Il sera donc naturel de l’intégrer dans tout type de relations.
Essentiellement, par «transparence», nous faisons référence au transfert d’informations, sans se limiter à ce que le gestionnaire de projets considère « qu’ils ont besoin de savoir ». On vise de mettre à disposition le plus d’informations disponibles pour que les parties prenantes d’un projet aient en main toute l’information disponible pour réaliser ces tâches.
Les avantages de la transparence
Que gagnons-nous en faisant preuve de transparence dans la gestion de projets?
- Valorisation du travail : en ayant conscience des tâches qui précèdent et succèdent les nôtres, nous accordons une plus grande importance à nos propres tâches. Ce qui amène une certaine valorisation de notre travail.
- Responsabilité et priorisation : en sachant l’importance qu’ont nos tâches sur l’ensemble du projet, il est donc possible de prioriser notre travail. Si, à un moment donné, les actions à prendre ont une incidence directe sur le projet et sur l’avancement de celui-ci, toutes le parties prenantes (incluant celle qui doit prendre action) sauront sur quoi focaliser. La responsabilité est donc imputable à chacun et non seulement à la ou les personnes responsables de transmettre les informations.
- Meilleure compréhension de notre travail : avoir une vue d’ensemble du projet permet de mieux comprendre les impacts du nôtre. En sachant à quoi il servira, il est possible de mieux diriger nos décisions et moduler nos actions en fonction de sa finalité.
- Bâtir la confiance : en faisant preuve de transparence et en appliquant celle-ci de manière constante et convenable, nous instaurons automatiquement un climat de confiance entre les différents intervenants. Une confiance par rapport aux possibilités d’atteindre les objectifs finaux du projet, mais également par rapport au chemin pour y parvenir.
En ce qui a trait à l’intégration de la transparence au sein d’une équipe de projet, nous pourrions mentionner les bénéfices suivants :
- Donner tous les outils et informations aux membres de l’équipe permet d’encourager l’autonomie et l’agilité de chacun;
- Cela augmente également leur efficacité et leur productivité. Les membres de l’équipe n’auront plus à attendre des informations provenant de d’autres parties;
- De plus, il sera plus facile pour votre équipe de proposer des solutions, si elle a une meilleure compréhension du problème;
- En faisant preuve de transparence, nous soulignons ainsi l’importance qu’ont les membres de l’équipe. Tous méritent de connaître les informations disponibles sur le projet. Cela occasionne par le fait même d’améliorer le bien-être de l’équipe;
- L’esprit d’équipe se voit amélioré, car chacun sentira la responsabilité de transmettre l’information qu’il possède en vue d’aider ou simplement informer un collègue;
- le rôle de gestionnaire se voit simplifié : En ce qui concerne les tâches du gestionnaire, nous passons de celle de trier les informations et identifier à qui la transmettre à simplement s’assurer que l’ensemble de l’information est disponible pour tous.
L’application
Il est bien beau de vouloir transmettre le plus d’informations possibles à toutes les parties prenantes, mais, comme dans tout dans la gestion de projets, cela doit se faire de manière réfléchie et planifiée. Pour commencer, il est intéressant de savoir que plusieurs méthodes de gestion sont compatibles avec cette approche (gestion en cascades, la méthode Kanban ou la gestion agile). Dépendamment de la méthode de gestion que vous utilisez, il est essentiel de définir comment l’information va être communiquée. Est-ce que ce sera à travers des rencontres périodiques, d’envois de rapports périodiques, à travers une plateforme de données ou un logiciel regroupant toutes les informations en temps réel? Tout cela dépend des caractéristiques de vos projets, votre culture d’entreprise, de vos ressources humaines, technologiques et matérielles, etc. Voilà pourquoi il est important de se pencher sur la question et déterminer qu’elle est la meilleure manière d’implanter ce changement. Toutefois, quelques petites actions concrètes peuvent être instaurées sans occasionner beaucoup d’impacts :
- Montrer le budget global du projet : cela permet à tous les membres de l’équipe de connaître les limites dont ils disposent pour réaliser leur travail;
- Expliquer les raisons d’un changement : il est vrai qu’un dirigeant n’est pas dans l’obligation de justifier quelconque changement ou de véhiculer les raisons pour lesquelles un client désire apporter un changement. Toutefois, comme mentionné précédemment, prendre la peine de le faire peut apporter plusieurs bénéfices;
- Monter des rapports de suivis et/ou d’avancement adaptables : en réalisant des documents qui peuvent être soumis à la direction et aux membres de notre équipe sans trop de modifications et qui peuvent s’adapter à l’une ou l’autre des situations, cela permet au gestionnaire d’éviter de faire le travail en double et ainsi limiter les erreurs ou les divergences.
Conclusion
Évidemment, il est clair que certaines informations doivent rester confidentielle. Pourtant, il est aussi évident que chacune des parties gagnent à chercher cet équilibre entre la confidentialité et les informations partagées? Qu’en pensez-vous?