Le domaine de la gestion englobe une panoplie d’industries, voire presque toutes. Malgré cela, certains concepts peuvent s’appliquer dans chacune d’entre elles, même si les secteurs d’application s’opposent diamétralement. Pour illustrer cela, voyons voir comment six règles de gestion d’entreprises, identifiées par le journal Les affaires comme étant efficaces, peuvent s’appliquer au monde de la construction.
Règle #1 : « Améliorer la compréhension du travail des collègues »
L’article du journal Les affaires illustre le sujet en donnant un exemple concret où une entreprise hôtelière se voyait touchée par un grand nombre de clients insatisfaits. Dans ce cas précis, la direction a pu cerner le réel problème en passant du temps avec les réceptionnistes qui étaient pointés du doigts dans cette situation. Ce temps d’observation a permis à la direction de comprendre leur réalité et d’apporter la solution au réel problème. Cette réflexion peut être ramenée au monde de la construction sur plusieurs volets.
Le premier volet explique qu’une façon de cibler efficacement un problème pourrait être de comprendre plus précisément les tâches et les actions des membres de l’équipe. Il est vrai que cela pourrait être perçu comme de la micro-gestion par moment, mais lorsque cette dernière est effectuée de manière efficace, elle peut s’avérer très bénéfique.
D’un autre côté, la compréhension du travail des autres s’applique également entre collègues et/ou départements. Très souvent, chaque membre de l’équipe se concentre uniquement sur leurs propres tâches sans nécessairement être conscients que leurs extrants ont un impact sur le travail des autres. Également très souvent, cette action se fait de manière inconsciente par la première personne qui commence le travail ce qui peut générer de la frustration auprès de ses collègues. Voilà pourquoi comprendre ce que les autres membres de l’équipe font peut être bénéfique pour optimiser la gestion d’un projet de construction.
Règle #2 : « Renforcer le rôle des individus qui agissent comme intégrateurs »
Cette règle dit que plus une entreprise est grande, plus de personnes occupant le rôle d'intégrateur sont nécessaires, dans le but de réduire le nombre de règles procédurales. Mais qu’entend-t-on par intégrateur? En fait, cette personne ou ce groupe de personnes a comme responsabilité de marier les besoins de l’administration avec celles des équipes. Le premier réflexe des dirigeants est souvent de créer une équipe chargée de coordonner deux autres équipes, ce qui provoque généralement plus de conflits, mais à différents paliers.
La solution serait d’augmenter les responsabilités et donner plus de liberté décisionnelle à ces individus qui agissent déjà indirectement comme intégrateurs. Ces personnes sont généralement celles qui ont déjà des liens avec les différentes équipes de l’entreprise, les clients, etc.
Dans le cas de la construction, une analogie pourrait être faite avec une équipe de projet. Plus le projet est grand, plus il y a d’équipes spécialisées, ce qui fait qu’il y a plus de strates décisionnelles. Parfois, cette division peut créer un écart trop grand entre certaines équipes. C’est dans ce contexte que le rôle d’intégrateur pourrait être important. En cas de conflit, au lieu de définir une nouvelle procédure pour régler la problématique, l’intégrateur aura la responsabilité de s’assurer que chaque équipe collabore entre elles afin de mieux gérer le projet.
Règle #3 : « Augmenter les pouvoirs à tous les paliers »
En d’autres mots, il faudrait veiller à ce que le niveau de pouvoir coïncide avec le niveau de responsabilité. La frustration d’un membre de l’équipe ne peut qu’augmenter lorsqu’il possède un grand nombre de responsabilités, mais qu’il ne possède aucun pouvoir décisionnel parmi ses tâches.
Pour ne pas se voir dans l’obligation de retirer des responsabilités à une personne pour en augmenter celles d’une autre personne, la solution serait de l’augmenter à tous les paliers. En construction, cela pourrait s’appliquer en définissant le plus clairement possible à chacune des équipes le cadre dans lequel elles peuvent prendre des décisions.
Il ne faut pas oublier que posséder plus de pouvoir décisionnel est un avantage, mais également une responsabilité additionnelle.
Règle #4 : « Augmenter le besoin de collaboration entre les employés »
Une autre manière de rendre la gestion d’entreprise plus efficace serait d’augmenter le besoin des travailleurs de collaborer entre eux. Cela signifie donc que dans certaines occasions, augmenter les ressources disponibles ne serait pas la meilleure solution pour régler un problème. Il faudrait éviter de créer des silos au sein de l’entreprise ou des équipes totalement indépendantes et autonomes. Cela sous-entendrait également que, dans certaines situations, limiter les ressources disponibles pourrait aider à augmenter la collaboration.
Au sein d’une équipe de gestion de projet de construction, cela pourrait plutôt s’appliquer pour les projets de très grande envergure où, dû à la complexité du projet, ce dernier est souvent scindé en plusieurs équipes pour pouvoir travailler en parallèle. En se basant sur cette règle, il serait donc judicieux que certaines personnes aient des responsabilités avec plusieurs équipes pour ainsi favoriser la collaboration inter-équipe et interdisciplinaire.
Règle #5 : « Rendez les employés conscients de l’avenir »
Il est vrai que si nous ne connaissons pas l’objectif final de nos tâches, il est difficile de s’y consacrer de manière passionnée. Toutefois, ce n’est pas le sens qu’a voulu donner Yves Morieux, auteur de l’article qui a inspiré ce texte. Par sa phrase “rendre les employés conscients de l’avenir”, il fait plutôt référence à l’importance de responsabiliser les personnes qui prennent des décisions. Il est difficile de prendre des décisions éclairées et optimales, si par après, les résultats ressortant de ces décisions ne sont pas transmis aux décideurs.
Dans le cas de la construction, il est facile de faire la comparaison avec les ressources attitrées à un projet de longue durée. Il arrive très souvent dans ce type de projet que les personnes qui ont démarré le projet en question n’en voient jamais la finalité, car elles ont été mutées à un autre projet, ont été assignées à un autre poste, etc. Pourtant, ce sont souvent ces personnes qui définissent les principes et procédures de base pour toute la durée du projet. Donc, pour pallier cette réalité, plusieurs options existent. La première et la plus simple serait d’éviter ces changements, mais cela n’est pas toujours possible. Une autre option serait de s’assurer lors des transferts que la vision de l’avenir soit également transmise. Le changement d’un directeur de projet ou d’un autre dirigeant ne devrait pas amener de changements drastiques à l’essence du projet et de sa finalité.
Règle #6 : « Blâmer le manque de collaboration »
Usuellement, lorsqu’un individu ou une équipe est accusé d'avoir commis une erreur, un réflexe d’une erreur, un réflexe très commun est de trouver des justifications ou tenter de blâmer une autre personne ou équipe. Voilà où entre en ligne de compte la sixième règle : plutôt que de blâmer une personne ou une équipe, il faudrait plutôt blâmer le manque de collaboration. Ainsi, chaque entité prend part au problème et tente de trouver des solutions.
Il est donc important de créer une ambiance où les ressources se concentrent plus sur la recherche de solutions que sur des armes pour se défendre en cas de défaillance. Pour ce faire, il faudrait éviter d’ajouter indéfiniment des postes de coordination et des règles et procédures très strictes et pointues. Ces dernières peuvent être efficaces, mais elles restreignent les possibilités de collaborer et la créativité des employés pour trouver des solutions innovantes et adaptées spécifiquement aux problématiques rencontrées. Cette stratégie peut également s’appliquer à un projet de construction où focaliser sur l’amélioration de la collaboration interdisciplinaire pourrait être plus bénéfique que trouver un coupable.
Finalement, rappelons que ces six règles de gestion sont des guides et des règles générales de la gestion d’entreprise, mais qui peuvent très bien être adaptées à la réalité d’un autre contexte, soit par exemple la gestion de projets de construction. Laissons aller notre créativité et tentons de trouver comment ces règles de gestion intelligente peuvent optimiser la gestion de nos projets.
Comentários