Il existe presque autant de manières d’organiser son temps et ses tâches que de personnes qui le font. Chacune de ses manières est teintée par les préférences de l’individu et les outils disponibles. Aujourd’hui, nous vous présentons une méthode. Loin de dire que c’est la meilleure ni qu’elle s’adapte à tous cas de figure, elle est très efficace et elle peut être utilisée simplement pour planifier sa semaine ou pour un projet d’une plus grande envergure.
Première étape : Choisir son outil
Il en existe une multitude en ce moment : Outlook, Trello, Asana, Monday, Excel, Planner et bien plus. Voilà pourquoi il est important de faire un choix judicieux à cette étape. Chacun de ces logiciels ont leur pour et leur contre, mais la même fonction d’un logiciel peut être un avantage pour une personne et irritant pour une autre.
Si l’exercice de planification n’est que pour une seule personne, il est simple d’essayer les versions d’essais et d’opter pour celle avec laquelle l’expérience a été plus agréable. Si l'intention est plutôt de l’implanter au sein d’une équipe, une analyse plus approfondie est nécessaire pour faire ce choix, car impérativement ce changement impliquera une ou plusieurs personnes de l’équipe. Dans ce cas-ci, il ne faut pas oublier l’objectif principal : optimiser la planification des tâches au profit des objectifs du projet.
Prochaine étape : Élaborer un plan
Que ce soit pour organiser sa semaine ou un projet plus élaboré, il faut un plan. Pour le monter, il faut tout d’abord savoir ce que l’on veut accomplir et sa finalité. Par exemple, votre tâche va être complétée lorsque vous aurez terminé votre partie ou lorsqu’elle sera approuvée? Votre projet sera considéré terminé lorsqu’il sera prêt pour présentation ou lorsque vous serez prêt à entamer un autre projet?
Après avoir défini la forme que prendra la fin de votre tâche ou projet, le début et la fin sont connus et c’est à cette étape qu'il faut identifier toutes les tâches à réaliser entre les deux. C’est à ce moment qu’il faut se questionner sur ce qui doit être accompli pour compléter le projet? D’ailleurs, dresser une liste de ceux-ci est important.
Par la suite, cette liste doit être analysée. Chacune des tâches doit être ordonnancée et priorisée. Quelle tâche doit être faite avant l’autre? Si deux activités peuvent être faites en même temps, laquelle est prioritaire? En d’autres mots, s’il s’agit d’élaborer un plan pour un projet, c'est à cette étape-ci que l’on détermine la séquence et l’ordre des tâches. Si l’intention est plutôt d’organiser sa semaine ou sa journée, il s’agit plutôt de définir les priorités pour accorder de l’importance à ce qui l’est réellement.
Après avoir défini la finalité, identifié et ordonnancé les tâches à accomplir, le plan est complet!
La troisième étape : Définir des dates et/ou les durées
À ce stade-ci, nous savons quelles tâches doivent être accomplies et dans l’ordre que nous devons le faire. Maintenant, il faut le mettre dans un calendrier. Pour cela, il faut estimer la durée des tâches et s’il s’agit d’un projet, il faut répartir les tâches sur des périodes, comme par exemple, diviser les tâches par semaine ou par mois. Par exemple, les tâches A, B et C seront réalisées la semaine 1, les tâches D et E dans la semaine 2 et ainsi de suite.
Dans le cas d’une planification à plus court terme, un estimé des heures est suffisant. Après avoir identifié les priorités pour la semaine par exemple, il faut prédire combien de temps me prendra chacune des tâches pour ainsi se réserver des plages horaires pour les accomplir. Idem pour un projet de plus grande envergure.
La dernière étape et non la moindre : Réaliser les tâches
C’est à cette étape-ci que la discipline entre en ligne de compte. Si une plage horaire a été réservée pour exécuter une tâche, il faut la respecter. Il ne faut pas oublier que, dans le plan élaboré antérieurement, la ou lesdites tâches ont été identifiées comme une priorité. Bien sûr, il faut toujours laisser place à une certaine flexibilité, mais tout en gardant en tête ce qui est prioritaire.
Lorsque vous entamez vos activités, vous pouvez commencer par éviter toute distractions :
Distractions externes : Tel que les notifications de votre téléphone, de vos courriels et les personnes autour de vous. Pour être efficace, les interruptions doivent être limitées et aux bénéfices de vos objectifs;
Distractions physiques : Assurez-vous d’être bien installé ; Une position confortable vous permettra de rester concentré et être efficace. Assurez-vous également d’avoir à portée de main quelques collations, par exemple, si vous êtes gourmands et que vos tâches sont longues. C’est également une bonne excuse pour prendre de courtes pauses qui seront bénéfiques pour votre cerveau;
Distractions émotionnelles : Ayez une bonne attitude. Ruminer à cause d’un problème qui a surgit un peu plus tôt dans la journée est une distraction.
S’outiller (s’aider), Avoir un plan, L’ordonnance et L’appliquer, voilà une méthode de planification bien efficace tout en restant simple. Cela permet de se concentrer sur ce qui est vraiment important et ainsi les résultats escomptés s’atteindront plus rapidement, mais surtout plus efficacement!