Nous avons répété à maintes reprises : la gestion de projets est une spécialité en soi. Pas tout le monde n’est intéressé par cette profession qui demande bien plus de ce qu’on peut penser. Pour ceux et celles qui ont décidé de le faire ou qui se sont vus amener à le faire, voici sept astuces proposées par une entreprise se spécialisant dans les outils de gestion, Monday.
1. Mettre de l’avant certains « softs skills »
Le chargé de projet joue souvent le rôle de chef d'orchestre dans un projet. Voilà pourquoi la compétence du leadership est souvent primordiale pour bien mener à terme ce rôle. Rappelons-nous que cette aptitude peut être innée ou acquise, mais qu’elle confère que des bienfaits dans les différents aspects d’un projet si elle est bien utilisée.
La gestion de n’importe quel projet nécessite l’implication de plus d’une personne. Savoir mener ladite équipe vers la même direction, en utilisant les forces de chacun, est une belle preuve de leadership. Cette approche ne fera que les motiver, car il est logique de penser que chacun de nous préférons travailler sur des tâches dans lesquelles nous performons et aimons.
2. Exploiter des outils technologiques en gestion de projet
La technologie évolue à une vitesse ahurissante dans l’ère actuelle et le développement d’outils pour faciliter la gestion de projet fait partie de cette transformation. Plusieurs outils et logiciels ont été mis sur pied par différents fournisseurs dans le but de faciliter le travail des gestionnaires, mais également de chaque membre de l’équipe. Cependant, il y a tellement d’options sur le marché que parfois il peut être difficile de faire un choix. Le but est toujours de se doter d’un outil qui satisfait nos besoins spécifiques, mais qui possède également assez de flexibilité pour s’ajuster à différents types de projets. Rappelons-nous que chaque projet est unique!
3. La formation continue
Un bon chargé de projet devrait posséder un bon bagage de « softs skills », mais également « hard skills » (des compétences techniques). La gestion de projets est un domaine vaste qui englobe plusieurs spécialités. Il y a toujours quelque chose à apprendre peu importe le temps ou le type d’expérience acquise. Que ce soit pour débuter sa spécialisation, pour apprendre des nouveaux développements dans ce domaine ou simplement pour se rafraîchir la mémoire, les divers cours de formation pour les chargés de projets de tous les niveaux sont largement disponibles sur le marché.
4. « La communication est la clé »
Nous ne le répéterons jamais assez : La communication est un facteur clé pour la réussite d’un projet. Une bonne communication doit être présente dans toutes les directions : entre l’équipe et le client, entre l’équipe et la direction, au sein même de l’équipe, etc. Chacun d’entre eux devrait sentir qu’il existe la possibilité d’exprimer leurs doutes ou questionnements.
En ce qui concerne les membres de l’équipe gérée, il est important de bien communiquer les attentes par rapport à leur travail et toutes l’information requise pour bien l’exécuter (ou tout de moins où l’information peut être trouvée).
5. « Apprendre des autres chargés de projet »
Dans la mesure où nous considérons que chaque projet est unique, il est également possible d’admettre que même le chargé de projet le plus expérimenté aura toujours quelque chose à apprendre. Dans certaines circonstances, il serait donc bénéfique de regarder ce qui se passe dans la cour du voisin dans le but de découvrir leurs astuces. Parfois, de simples petits changements peuvent avoir des avantages bénéfiques dans l’exécution du projet.
À une plus grande échelle, il est également intéressant d’observer les domaines différents au nôtre. Il est possible que des techniques, des outils ou des méthodologies puissent être adaptés au bénéfice de notre projet.
6. Définir des livrables
En ce qui concerne les projets de construction, les principaux objectifs sont habituellement de livrer un projet dans les temps, dans le budget prévu et qu’ils répondent adéquatement aux problématiques qui ont fait naître le projet. Pour atteindre ces objectifs, il est primordial de définir des jalons qui, usuellement, se matérialisent à travers ce qu’on appelle des livrables.
Dès le début du projet, la quantité, la fréquence et la portée de chacun des livrables doivent être définies. Ils permettront par la suite d’évaluer de manière quantitative l’avancement du projet par rapport aux objectifs fixés.
7. Le port-mortem
Que le projet se soit mal, bien ou très bien déroulé, revenir en arrière et évaluer les performances du projet est une tâche qui n'apporte que des avantages. Cette rétrospection permettra de faire ressortir les mauvais et les bons coups. Par la suite, l’équipe de projet sera en mesure d’identifier les actions et/ou les mesures à répéter ou de trouver des alternatives pour remédier à ce qui abaisse les performances du projet.
En conclusion, il existe une multitude d’options à ce sujet et il est clair qu’il existe plusieurs autres astuces qui aideraient à améliorer la performance d’un chargé de projet. Apprenons donc à en attaquer un ou deux à la fois, et de simplement faire de son mieux à chaque projet!