BP31 – Définir un projet | La portée des travaux

Aucun projet ne naît sans qu’il y ait un besoin à combler. C’est la raison d’être d’un projet. Il est très bénéfique pour un projet que ce «pourquoi» soit décrit et partager à travers un document comprenant la portée des travaux. Pour être complet, ce dernier doit contenir un certain nombre d’éléments et posséder certaines caractéristiques. Allons voir cela de plus près.

C’est quoi au juste?

En premier lieu, il est important de réaliser que trop souvent l’étape de la définition de la portée des travaux est négligée. Pourtant, c’est une étape de base, tout aussi importante que le post mortem, qui peut avoir de grands impacts sur l’ensemble du processus de réalisation. La portée des travaux est, en quelques mots, une description du projet. Plus celle-ci est claire et définie, et ce, tôt dans le cycle du projet, moins il y aura de chances qu’il existe de l’ambiguïté et des hésitations dans le parcours. Ainsi, nous nous assurons que tout le monde sera toujours sur la même page et que chacun des intervenants travaillera dans la même direction. La portée des travaux est une excellente manière de définir les limites du projet.

Ce qu’elle doit contenir

Pour tirer profit au maximum d’une portée des travaux, il faut que celle-ci contient plusieurs éléments. Évidemment, ces éléments devront être adaptés à chacun des projets.

• Description du projet : Comme l’a dit le célèbre Albert Einstein, «Si vous ne pouvez expliquer quelque chose simplement, c’est que vous ne l’avez pas bien compris». C’est donc à cette étape qu’est expliquer le «pourquoi» du projet d’une façon claire tout en étant concis. La description du projet doit être un court résumé de son histoire : la raison du projet et où on veut se rendre.

• Ce qui est compris dans le projet et ce qui ne l’est pas : Habituellement, la tendance est d’inclure uniquement ce que nous désirons voir dans le projet sans spécifier ce que nous ne désirons pas. Cependant, cette information peut être complémentaire à l’autre sans être redondant. Elle peut amener plus de clarté et/ou éviter que le projet aille dans le mauvais sens.

• Échéancier et jalons : En aucun cas une portée des travaux peut être complète si elle ne comprend pas l’échéancier du projet. Pour cela, il faut avoir en tête une stratégie à haut niveau pour l’ensemble du projet. Évidemment, il est plus difficile d’y aller avec exactitude au début du cycle du projet, mais il reste essentiel de définir des jalons qui deviendront des points de contrôle durant le processus.

• Livrables : La définition des livrables peut être jumelée à la définition des jalons. Effectivement, dans la gestion de projet de construction, il arrive souvent que la remise d’un livrable correspondent à un jalon du projet. Néanmoins, il est possible que pour certains types de projet ce ne soit pas le cas. À ce moment-là, il ne faut pas oublier de l’intégrer dans la portée des travaux pour que chaque intervenant sache ce qu’on s’attend de lui.

• Volet administratif : Dépendamment des caractéristiques du projet, il pourrait être avantageux d’inclure, dans la portée des travaux, un volet d’administration. Par exemple, le «comment» les changements seront traités ou la matrice de communication désirée pourraient être de l’information qui devient pertinent de diffuser dès le début du processus.

• Définition des responsabilités et assignation des tâches : Pour que chaque partie prenante sache quelle direction suivre, il doit connaître, en plus de l’information associée au projet, les responsabilités qui lui sont assignées et donc les tâches qu’il devra exécuter pour y arriver. Souvent une ambiguïté sur ce point peut amener beaucoup de confusion.

• Définition des paramètres de vérification : Après toute tâche de planification, il faut prévoir une façon de monitorer et de suivre cette planification. L’information comprise dans la portée des travaux ne fait pas l’exception. C’est pourquoi il faut y inclure des paramètres de vérifications qui doivent être SMART : Spécifique; Mesurable; réalisable («Achievable»); pertinent («Relevant»); vérifiable dans le temps («Timely»).

Comment doit-elle être?

La portée des travaux doit avoir assez de détails pour s’assurer que toutes les parties prenantes suivent la même direction. Toutefois, elle doit tout de même être le plus concis possible pour ne pas que le tout devienne un fardeau et un document de plus à gérer. L’information doit est claire, simple et spécifique et plus il y a d’éléments visuels (photos, graphiques, dessins, etc.), plus l’outil sera efficace. Il faut également s’assurer que les buts soient raisonnables et réalisables pour ne pas perdre, dès le début, la collaboration des intervenants.

Et qu’est-ce que ça amène?

Définir clairement la portée des travaux peut amener bien des avantages. Plus elle sera claire, plus les parties prenantes auront une vision claire du projet. Cela peut paraître très élémentaire, mais il ne faut pas oublier que chaque tête est un monde. Si une information n’est pas bien présentée, elle pourra être interprétée de différentes manières et cela se reflétera définitivement dans l’exécution du projet. Également, l’équipe de projet aura une référence en cas de doute, lorsque la portée des travaux est toujours claire et accessible.

En plus d’amener de la clarté et une direction au projet, une bonne portée des travaux peut également amener de l’organisation et de la structure si les rédacteurs ont été en mesure de bien répartir les tâches et responsabilités aux parties prenantes.

Bref, la portée des travaux devient une référence et une source d’information transparente pour tous les intervenants du projet. Bien exécuter, la portée des travaux pourrait permettre d’éviter énormément de pertes de temps, donc d’argent. Qu’en pensez-vous?