Les trois principaux facteurs d’un projet de construction sont l’échéancier, la qualité et les coûts. Parmi les trois, les coûts sont souvent un sujet sensible qui préoccupe tous les intervenants du projet. Toutefois, cette inquiétude peut être minimiser par le mot clé en gestion de projet : La planification. Voici donc les grandes lignes à suivre pour réaliser efficacement un contrôle de coûts d’un projet de construction.
Budget initial
Dès le début du cycle de vie d’un projet, un budget doit être réalisé. Évidemment, il peut s’avérer complexe d’élaborer une estimation lorsque les caractéristiques précises du projet n’ont pas encore été définies mais voilà où entre en jeu la détermination du pourcentage de contingences. Moins le projet a été défini, plus le pourcentage de contingences sera élevé et ce pourcentage diminuera en fonction de l’avancement du projet.
Ce budget, qui deviendra le budget de référence lors des prochaines étapes du projet, devra comprendre les coûts directs (matériaux, main d’œuvre, etc.) et les coûts indirects (frais généraux, immobiliers, juridiques, etc.).
Plusieurs autres points ne sont pas à négliger à cette étape-ci. Comme dans tout, il est préférable de se pencher sur ces points tôt dans le processus pour éviter de mauvaises surprises durant le processus de réalisation du projet. En voici quelques exemples :
Déterminer des points de contrôle : Il est bien beau d’avoir un budget de référence, mais il faut également prévoir le mettre à jour. Pour cela, il sera important de définir quand ces contrôles auront lieux. Habituellement, cela est défini par des jalons qui représentent usuellement le dépôt de certains livrables comme exemple, les plans et devis préliminaires si on est en phase conception ou à chaque décompte d’avancement si on est en exécution.
Choisir un pourcentage de contingences adaptés aux caractéristiques du projet : Dans l’industrie de la construction, les pourcentages de contingences sont souvent définis en fonction de l’avancement du projet uniquement. Toutefois, il ne faut pas oublier d’avoir un esprit critique. Certains projets génèrent plus de risques et il est parfois prudent de sortir du fameux 10% de contingences qu’on voit partout à la fin des estimations. Pour les plus gros projets, la meilleure façon de faire cette analyse est de passer par le processus d’analyse de risques. Cette dernière permettra de mettre en perspective les différents risques que fera face le projet mais également l’importance de chacun d’eux.
Définir le processus de gestion des changements : Avant de faire face au premier changement, il est important d’avoir un processus déjà défini pour éviter toute ambiguïté et/ou conflit. Ce processus devra également comprendre les processus d’approbation et les personnes décisionnelles.
Rester réaliste : Il ne faut pas tomber dans le piège de l’optimiste, sans toutefois être pessimiste. Il faut garder un esprit critique et ne pas oublier qu’un projet de construction fera toujours face à des imprévus.
Débuter le contrôle de coûts
Après avoir défini les éléments de référence mentionnés ci-dessus, vient le temps d’appliquer les prochaines étapes de contrôle de coûts. D'ailleurs, c’est à ce moment-ci qu’il faut faire ressortir les indicateurs de performance, qui auront également été établis préalablement.
Pour ce faire, la base est de surveiller les dépenses du projet et par le fait même les engagements déjà encourus. Par la suite, il faut ajouter des prévisions réalistes pour chacune des items du budget. Dépendamment de l’envergure du projet, les prévisions peuvent être déterminer en équipe et non par une seule et même personne. Cela vient renforcer la fiabilité des prévisions et ainsi augmenter les chances de succès.
Suite à l’analyse des dépenses et prévision ainsi qu’à la détermination des indices de performance, le ou les responsables du budget devront appliquer des mesures préventives ou correctives selon les résultats de l’analyse.
En résumé, la gestion des coûts est un élément essentiel pour le succès d’un projet. En plus de cela, un bon contrôle de coûts amène une tranquillité d’esprit aux dirigeants et responsables tout au long de la réalisation du projet.