Suite à l’arrêt des chantiers de construction dû à la crise du COVID-19, il n’est pas un secret que tous les projets ont pris du retard par rapport à leur planification initiale. À cela s’ajoute les projets pour lesquels des engagements existaient déjà. Cela crée une accumulation de projets qui devront se partager les mêmes ressources. C’est dans cette situation que la gestion de portefeuille de projets devient utile. Discutons un peu de comment elle est définie et des principales étapes pour l’appliquer.
Une distinction est à faire entre la gestion de projets et la gestion du portefeuille de projets. La gestion de projets se concentre sur un seul projet à la fois et est essentiellement suivi à l’aide des critères de budget, coûts et échéancier. La gestion de portefeuille de projets, elle, a pour but de prioriser les projets en se basant sur plusieurs critères qui seront mentionnés plus bas. Pour ce faire, le gestionnaire devra mettre en pratique les connaissances en ce qui a trait à la gestion du risque et de stratégie.
Selon cet article, voici les principales étapes à suivre pour entamer et poursuivre une gestion de portefeuille de projets :
1. Réaliser un inventaire des projets actuels et créer une stratégie
Premièrement, il faut commencer par déterminer une stratégie. C’est en déterminant cette stratégie qu’il sera possible de catégoriser les projets. Par exemple, quel pourcentage de projets à haut risque pour l’entreprise les dirigeants sont prêts à prendre? Quel pourcentage de projet à court, moyen et long terme? Quel pourcentage des projets devra contribuer à augmenter le renom de l’entreprise? Quel pourcentage de projet sera dédié à l’innovation? etc. Ici, le but est d’arriver à une combinaison optimale de différents types de projets qui sera fidèle à la vision de l’entreprise.
Lorsque la stratégie est établie vient le moment le catégoriser les projets actuels et à venir. Pour cela, il faut les analyser un à un en déterminant les ressources qu’ils accaparent, ce que cela coûte à l’entreprise, le niveau de risque qu’ils représentent, etc.
Ce qui est important à ce stade est d’obtenir le plus d’informations possible et de s’assurer qu’elles soient à jour et véridiques.
2. Analyser les informations recueillies dans l’étape 1
Après avoir décortiquer chacun des projets, la période d’analyse débute. Le gestionnaire du portefeuille devra valider si le portefeuille répond ou non à la stratégie établie. En faisant ceci, il sera plus simple de sélectionner les projets à prioriser.
3. Assurer l’alignement
Lorsque la priorisation des projets est faite, les responsables des ressources (humaines et financières) devront maintenant s’assurer que les ressources clés sont attitrées aux bons projets. Est-ce que les bonnes personnes travaillent sur les bons projets? Est-ce que l’expert en suivi des coûts travaille principalement sur les projets à plus haut risque et qui nécessitent plus de suivis? Est-ce que le chargé de projet sénior est attitré aux projets possédant plus de difficultés techniques mais qui rapportent plus de visibilité à l’entreprise? Est-ce que les estimateurs soumissionnent actuellement sur des projets à peu de risques puisque le pourcentage de projets à haut risque définie dans la stratégie a été atteint? Voici seulement quelques questions qui pourraient être posées à cette étape où la gestion des risques entre en ligne de compte.
4. Gérer les modifications à apporter
Suite aux réflexions et conclusions ressorties dans les étapes précédentes, il est temps d’agir et d’intervenir aux endroits clés pour se réaligner avec les buts stratégiques. C’est à ce stade que les ajustements ont lieu quant à l’affectation des ressources financières et humaines. C’est également à ce stade-ci que les priorités devraient être communiqués aux membres de l’équipe pour que tous sachent qu’elles sont-elles et ainsi tout le monde puisse travailler dans le même sens.
5. Tester et s’adapter
Après avoir implanté tous les changements nécessaires pour se marier aux buts stratégiques définis au travers du processus, il faut s’assurer que ce dernier fonctionne et qu’il a bien été appliqué. De plus, il faut également s’adapter aux changements du marché, faire face aux imprévus, etc. Une revue périodique est donc à prévoir.
Du côté un peu moins technique, une bonne gestion de portefeuille de projets peut mener à une productivité accrue dans l’entreprise, car lorsque les objectifs sont clairs et qu’ils sont communiqués de façon adéquate, il est plus simple pour les membres de l’équipe de prioriser leurs tâches, de comprendre quel est leur rôle dans l’entreprise et de savoir comment ils contribuent au succès de l’entreprise. Donc, en établissant une bonne stratégie de gestion de portefeuille de projets, vous agrémentez par la bande l’esprit d’équipe de l’entreprise. Qu’en pensez-vous?